En términos estrictamente gerenciales, el cerebro humano en la cotidianidad o en un posible rol empresarial, debe estar entrenado para tomar decisiones acertadas, personales o de negocios, según la circunstancia. Igual ha de resultar del esfuerzo conjunto, entre quienes forman parte de una comunidad o trabajan en una empresa, con respecto a tomar decisiones que favorezcan al colectivo que representan. Propongo que construyamos una caja de ideas y luego probemos su eficacia trabajando en equipo en la solución de problemas específicos usando la metodología Metaplan. De ese modo, utilizando la inteligencia colectiva, es posible potenciar la caja de ideas.
La caja de ideas funciona, en la práctica, como un eficaz sistema de apoyo al cerebro (individuo o empresa), sustentado en notas escritas por nosotros mismos y organizadas productivamente. Además, debe estar diseñada para “presentarte ideas que ya habías olvidado, permitiendo que la mente se concentre en poder pensar en vez de tener que recordar” (Ahrens, 2020: 50), como sucede con los sistemas tradicionales, en los cuales se almacena la información por temas. El problema con ese sistema obsoleto es que a medida que crece el volumen de información más difícil es conseguir lo que se está buscando. ¿Quién no ha estado alguna vez en esa situación?
Es común el caso en el cual una persona cree tener un documento, pero dice no lograr ubicarlo, entre sus tantos libros y papeles, de todo tipo. Lo que ocurre, generalmente, es que al acumular “papeles” (en formato físico o digital) con distintos fines (recordatorios, apuntes de lecturas, etc., inclusive facturas) y sobre una gran variedad de temas (hogar, comunidad, trabajo, deportes, etc.), “el orden estrictamente cronológico no ayuda a encontrar, combinar o reorganizar las ideas de forma productiva” (ibid.: 51). Ese es el sistema antiguo que hace uso de cajas, literalmente. No son cajas de ideas sino de frustraciones, porque nos parece que es imposible organizarnos.
Si seguimos contando con la memoria exclusivamente y no tenemos un sistema de apoyo, nada concreto se logrará, más allá de reubicar papeles de un lado a otro, sin ningún tipo de beneficio real, luego de haber perdido mucho tiempo. En el sistema nuevo (Zettelkasten) las anotaciones “son ideas individuales conectadas entre sí, a través de enlaces directos y etiquetas. Una vez que comienzas un hilo, el sistema naturalmente te guía a un nuevo espacio [en tu caja de ideas]” (Keesling, 2020: 5). Esta versatilidad propia del Zettelkasten ayuda a generar alternativas ciertas en los procesos de toma de decisiones, en ambientes de incertidumbre. ¡Por eso es superior!
Trabajar en equipo con el sistema nuevo es lógicamente más complejo, pero no imposible. Para tal fin, contamos con la metodología Metaplan, como modelo de comunicación: “Es una técnica para recolectar y procesar ideas y opiniones… [posteriormente] se establecen los objetivos y se formulan las recomendaciones y planes de acción, centrándose en un problema y sus posibles soluciones” (CIO Wiki, 2023: 1). El método comprende varias técnicas que operan de manera complementaria: visualización, interacción y presentación en grupo. Todas estas actividades se desarrollan en talleres de trabajo que concluyen en planes de acción y compromisos adquiridos.
Referencias:
Ahrens, S. (2020). El método Zettelkasten: Cómo tomar notas de manera eficaz para impulsar la escritura y el aprendizaje de estudiantes, académicos y escritores de no ficción.
CIO Wiki (2023). Metaplan method.
Keesling, A. (2020). Forget forgetting. Build a Zettelkasten. A networked note-taking method to help you remember more and write better. Every. Superorganizers.
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